Visma | Raet, società che sviluppa software per le risorse umane, aiuta le organizzazioni a gestire i processi HR in modo migliore e più efficiente. Visma | Raet offre soluzioni per una vasta gamma di settori, tra cui la sanità, l'istruzione, il commercio, le istituzioni locali e le PMI.
Visma | Raet conta 1.100 dipendenti nei Paesi Bassi distribuiti nei suoi tre uffici di Amsterdam, Drachten e Amersfoort. L'organizzazione fa parte del gruppo Visma, che è anche name sponsor del Team Jumbo-Visma, una tra le migliori squadre di ciclismo e di pattinaggio al mondo.
ESIGENZA
Visma | Raet era in procinto di rinnovare i suoi uffici e inizialmente cercava una soluzione di room booking online. Poi è scoppiata la pandemia di Covid.
Tom van Dael, Direttore Finance & IT: "All'improvviso ci siamo trovati di fronte alla sfida di dover rendere possibile un ritorno in ufficio in piena sicurezza secondo le norme vigenti. Gradualmente ci siamo anche resi conto che continueremo a lavorare maggiormente in modalità ibrida. E allora, come fare per sapere chi lavora in ufficio e quando, se ci sono abbastanza postazioni e se sarà possibile incontrare i colleghi? Cercavamo una soluzione che consentisse ai dipendenti di riservare una postazione di lavoro flessibile in base alle disponibilità e a noi, come organizzazione, di tenere sotto controllo il tasso di occupazione degli uffici".
“Cercavamo una soluzione che permettesse ai dipendenti di riservare una
postazione di lavoro in base alla disponibilità effettiva.”
Tom van Dael, Direttore Finance & IT di Visma | Raet
SOLUZIONE
Ricoh ha sviluppato RICOH Spaces: un sistema di prenotazione basato sul cloud.
Tom van Dael: "L'app contiene una piantina degli uffici che consente di vedere esattamente quali sono le postazioni ancora disponibili. Una determinata postazione è già prenotata? Allora puoi vedere da chi. Saperlo è utile se vuoi lavorare con un certo collega".
Allo stesso tempo, il Facility Department può regolare in modo flessibile la capacità disponibile. Questo è l'ideale, dato che le regole sull’occupazione degli spazi cambiano spesso durante la pandemia. Ricoh ha anche realizzato un'integrazione con Google Workspace. "Grazie a questa connessione, la soluzione di Ricoh è accessibile dai nostri strumenti di Google e le prenotazioni sono visibili direttamente nei calendari dei dipendenti".
Tom van Dael è soddisfatto di questa soluzione.
"Il sistema è intuitivo e dà ai dipendenti la certezza di poter tornare in ufficio in tutta sicurezza. Possiamo gestire al meglio gli orari di punta e impostare le modalità di prenotazione in modo da assicurare un tempo sufficiente per sanificare una scrivania dopo ogni utilizzo".
Inoltre è vantaggioso anche sotto un altro aspetto: "Una dashboard ci fornisce una visione d'insieme dell'uso degli uffici. Questo ci permette di valutare e anticipare le tendenze della modalità di lavoro ibrido. Se una scrivania risulta sempre inutilizzata perché lavoriamo di più da casa, ciò risulterà visibile nel sistema. In questo modo possiamo prendere decisioni più sostenibili ed efficienti in termini di costi per quanto riguarda la progettazione e l'uso degli immobili. A breve intendiamo collegare alla piattaforma anche le nostre sale riunioni".
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