easyJet, compagnia aerea di spicco nel panorama europeo con 26 anni di storia alle spalle, offre un mix unico e vincente che include una capillare rete di rotte per il collegamento dei principali aeroporti d’Europa, tariffe vantaggiose ed eccellenza del servizio.
Rispetto ai suoi competitor, vanta una maggiore presenza sulle principali tratte d’Europa e nel 2019 ha trasportato oltre 96 milioni di passeggeri, di cui 16 milioni in viaggio per affari.
easyJet gestisce 300 aeromobili su circa 1.000 rotte in oltre 150 aeroporti di 35 Paesi e conta un bacino di 300 milioni di utenti in Europa che vivono a meno di un’ora di distanza da uno dei suoi aeroporti. Tariffe convenienti, una rete europea unica e servizi ai massimi livelli hanno fatto di easyJet la compagnia leader in Europa per le tratte brevi. Il fulcro delle attività è rappresentato dal Luton Campus, la sede principale a Luton (Regno Unito), in cui sono presenti circa 1.500 collaboratori.
Simon Cunniffe, People Services Director di easyJet, spiega: “Spesso i dipendenti non riuscivano a trovare sale riunioni o scrivanie libere e la situazione è diventata più complicata nel momento di espansione della nostra attività. Anche prima della pandemia, stavamo valutando la possibilità di introdurre il remote working e di utilizzare in modo più efficiente l’ambiente ufficio per agevolare la collaborazione.”
Per raggiungere questo obiettivo, easyJet ha sviluppato un programma di lavoro ibrido che offre maggiore flessibilità.
Il nuovo approccio ha previsto una trasformazione sostanziale del workspace ponendo alcuni quesiti: le persone sarebbero state disposte a modificare le proprie abitudini? In che modo easyJet avrebbe potuto aiutare i collaboratori ad utilizzare al meglio il tempo in ufficio? La compagnia avrebbe avuto ancora bisogno di tutti gli spazi? Il successo del progetto dipendeva quindi dalla capacità di easyJet di ascoltare i propri collaboratori e di apportare le modifiche necessarie a soddisfare le dinamiche esigenze dei differenti team.
ESIGENZA
Gli effetti della pandemia di COVID-19 hanno dato un ulteriore impulso al lavoro ibrido in easyJet e all’evoluzione degli spazi e delle esigenze dei lavoratori. Anche quando easyJet non poteva volare, i suoi collaboratori erano comunque impegnati nell’assistenza ai clienti e nel predisporre tutto il necessario per la ripartenza quando le restrizioni sarebbero state allentate.
Come per tutte le compagnie aeree, la sicurezza è per easyJet una priorità assoluta. La società aveva individuato nel desk-booking una componente chiave per il rientro in ufficio in sicurezza. Era quindi alla ricerca di una soluzione che consentisse di effettuare in modo flessibile le prenotazioni e permettesse al team dedicato alla sicurezza di ridefinire gli standard.
“Non appena i nostri collaboratori sono potuti rientrare in ufficio, la priorità è stata quella di garantire loro la possibilità di svolgere al meglio le proprie attività. Questo significava ripensare velocemente a come attuare un nuovo modello di “lavoro ibrido” confrontandoci con i team sugli aspetti legati alla flessibilità e senza perdere mai di vista le normative in materia di sicurezza.”
Charlie Rainer, Head of Corporate Technology di easyJet
"RICOH Spaces è una piattaforma completa per l’ottimizzazione degli spazi di lavoro con funzioni che vanno oltre la prenotazione delle scrivanie, per cui ci supporterà nella realizzazione di molti progetti futuri: dall’uso dei sensori IoT alla prenotazione delle sale.”
Charlie Rainer, Head of Corporate Technology di easyJet
Per selezionare il miglior partner strategico per questo progetto, easyJet ha coinvolto diversi fornitori ponendo precisi requisiti tecnici. Oltre a consentire la prenotazione delle scrivanie e degli spazi condivisi, il sistema avrebbe dovuto garantire livelli elevati di accessibilità, integrazione con l’ambiente Microsoft in uso e possibilità di monitoraggio dell’utilizzo degli spazi dell’edificio.
Dopo un'attenta analisi di tutte le proposte, easyJet ha scelto RICOH Spaces ritenendola la soluzione più valida. Simon Cunniffe spiega:
“Considerata l’importanza del nostro programma di lavoro ibrido, eravamo alla ricerca di un partner con una solida esperienza nella realizzazione di progetti in tempi brevi. Negli anni Ricoh ci aveva già dato prova di questa competenza.” Charlie Rainer aggiunge: “RICOH Spaces si è dimostrata una piattaforma molto efficace durante tutte le attività di benchmark e di analisi. Trattandosi di una soluzione innovativa, ci è parsa un’opportunità unica per implementare la roadmap. RICOH Spaces è una piattaforma completa per l’ottimizzazione degli spazi di lavoro con funzioni che vanno oltre la prenotazione delle scrivanie, per cui ci supporterà nella realizzazione di molti progetti futuri: dall’uso dei sensori IoT alla prenotazione delle sale."
Seguendo rigorose procedure di test, easyJet ha collaborato con Ricoh per implementare la soluzione in versione trial e per estenderla poi a tutti gli utenti. Durante il trial, la compagnia ha condotto indagini settimanali per capire il livello di utilizzo e gli eventuali miglioramenti da apportare, informando costantemente Ricoh per la loro attuazione. Per prenotare una postazione di lavoro, i dipendenti easyJet possono usare l'app o il sito RICOH Spaces e, all’arrivo in ufficio, scansionano il QR code sulla scrivania prenotata. Attualmente, i collaboratori possono lavorare nel campus di Luton per tre giorni alla settimana in base al proprio ruolo. Sono state infatti introdotte procedure per salvaguardare i ruoli critici per l'attività in sede, oltre che per garantire che tutti lavorino in sicurezza. Il Property Team di easyJet si avvale costantemente degli strumenti di reporting disponibili in RICOH Spaces per analizzare la cronologia dell’utilizzo degli spazi e valutare modifiche future.
Questo il commento di Charlie Rainer a riguardo: “Ricoh, e in particolare i suoi sviluppatori, sono stati una risorsa preziosissima durante tutte le fasi dell’implementazione. Il progetto presentava requisiti unici che rendevano il processo complicato, ma Ricoh è sempre stata disponibile a supportarci, anche andando oltre gli obblighi contrattuali, consentendoci così di raggiungere tutti i nostri obiettivi.”
Con RICOH Spaces, easyJet è riuscita a gestire il rientro in azienda dei suoi collaboratori in tutta sicurezza. I dipendenti hanno apprezzato l’adozione di misure ben definite per ridurre al minimo i rischi e proteggere la salute. Ad esempio, oltre a gestire il numero di persone presenti in ufficio, easyJet può avvalersi di RICOH Spaces per gestire la prenotazione delle scrivanie così da rispettare il distanziamento sociale.
Simon Cunniffe prosegue: “L’introduzione dell’hybrid working con RICOH Spaces, ha migliorato la soddisfazione dei dipendenti. Quando sono in ufficio, le persone apprezzano in particolare la maggiore flessibilità, compresa la possibilità di scegliere la scrivania, opportunamente distanziata, accanto a colleghi con i quali hanno necessità di collaborare e di condividere informazioni.”
Utilizzando gli strumenti di analisi integrati in RICOH Spaces, easyJet sta ottenendo dati preziosi sull’utilizzo degli spazi che aiuteranno l’azienda a introdurre continui miglioramenti.
Charlie Rainer continua: “RICOH Spaces ci ha consentito di portare alla luce aspetti inattesi del lavoro ibrido. Ad esempio, la collaborazione in ufficio oggi va ben oltre le riunioni di lavoro. Per i collaboratori che lavorano da casa, un aspetto importante riguarda la possibilità di interagire con i colleghi in modo più informale, discutendo i progetti davanti a un caffè.”
Simon Cunniffe aggiunge: “L’analisi ottenuta con RICOH Spaces ci ha inoltre fornito un’idea più chiara sui requisiti del nostro ambiente. Ci siamo resi conto sin da subito che, grazie al lavoro ibrido, non avevamo più bisogno di grandi spazi di lavoro e questo ci ha permesso di usare in modo più razionale gli ambienti della sede principale.” easyJet cercherà ora di ampliare l’implementazione di RICOH Spaces per ottimizzare ulteriormente gli spazi di lavoro e la collaboration.
Oltre ad aggiungere le funzioni per la prenotazione delle sale riunione, la compagnia sta valutando strumenti di collaborazione per migliorare la condivisione delle informazioni tra i dipendenti e tool per la gestione dei parcheggi.
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Case History_ Easy Jet RICOH SPACES
