L’azienda nasce nel nord Italia all’inizio del ‘900. Con circa 2000 dipendenti in Europa, è oggi tra i player internazionali più importanti nel settore entertainment & media.
ESIGENZA
L’azienda si è affidata a Npo Sistemi per la necessità di rivedere i processi di onboarding e offboarding delle risorse di tutte le country con un focus specifico sui processi di approvazione con l’obiettivo di ottimizzarli e standardizzarli.
In questo contesto si inserisce la JML (Joiner, Mover, Leaver), il processo che definisce la vita in azienda delle persone, che nel caso di questa azienda era gestito manualmente, comportando criticità come:
- la non omogeneità dei processi per la numerosità degli attori e dei dipartimenti coinvolti
- la lentezza nel ciclo approvativo
- l’assenza di compliance nei processi
- una workplace experience non soddisfacente
A questo proposito, dati recenti raccontano che, tra il 2022 e il 2023, l’importanza dell’employee experience è aumentata in maniera determinante passando dal 55% al 73% delle organizzazioni, diventando così la terza priorità dopo produttività e automazione.
L’azienda, quindi, aveva la necessità di:
- velocizzare i processi che riguardano la vita delle persone in azienda, a partire dall’on-boarding
- favorire una migliore comunicazione tra dipartimenti aziendali
- efficientare i processi approvativi
- garantire compliance ed efficienza dei processi
- promuovere una migliore user experience
SOLUZIONE
Npo Sistemi ha scelto quindi di mappare, reingegnerizzare e standardizzare i processi JML con particolare focus sugli step autorizzativi, così da definire in maniera automatica l’assegnazione degli asset IT (PC, smartphone, ecc) in base alle country di appartenenza e ai ruoli.
Npo Sistemi ha scelto quindi di far adottare uno strumento di ITSM (IT Service Management), Service Now, personalizzando la soluzione in base alla struttura dell’azienda Cliente e alle sue necessità. Il tool ha supportato così i processi JML rivisti e standardizzati con particolare focus sugli step autorizzativi e la definizione delle risorse accessibili agli utenti basata sulle country di appartenenza e ai ruoli.
In particolare, tra le attività standardizzate dalla soluzione Npo Sistemi:
- La configurazione dell’account
- L’assegnazione di ruoli e licenze
- Le approvazioni e la modifica delle autorizzazioni
- La configurazione di account di posta elettronica e calendari
- La disattivazione degli account uscenti
Si è trattato di un percorso che ha riguardato tutta l’azienda: i processi JML, infatti, impattano su numerosi attori e dipartimenti, come:
- Risorse Umane
- Dipartimento IT
- Affari Generali
- La persona
- Il dipartimento specifico in cui la persona appartiene
La soluzione Npo Sistemi ha rivisto 35 processi, portando così numerosi benefici tra cui:
- Una migliore produttività perché garantisce l'accesso immediato a tutti gli strumenti aziendali
- Una maggiore sicurezza: perché gli account e l'accesso alle app principali verranno aggiornati automaticamente in base al percorso di crescita della persona
- Una adeguata Conformità e governance garantita dalla standardizzazione e tracciatura di ogni aspetto
- L’ottimizzazione dei costi
“Prima di standardizzare i processi JML il Cliente aveva numerose criticità dovute a una gestione manuale, come la non omogeneità dei processi, la mancata compliance di questi e lentezza nel ciclo approvativo. Questa soluzione ha permesso di migliorare l’experience delle persone e raggiungere allo stesso tempo una notevole efficacia ed efficienza”
Luca Meloni, Head of Digital Consulting
Leggi il flyer su come standardizzare l’onboarding e l’offboarding con la JML
