L’azienda Cliente nasce in Germania nei primi del ‘900 e opera nel settore degli imballaggi green. Circa 14000 dipendenti in Europa, è tra i leader del settore con oltre 40 stabilimenti.
ESIGENZA
L’azienda, già Cliente Npo Sistemi per soluzioni legate all’Unified Endopoint Management, gestisce oltre 40.000 Clienti internazionali e più di 500 fornitori. La società riceve costantemente da questi ultimi documenti e comunicazioni e numerose fatture, DDT e bolle doganali. Per questo motivo l’azienda ha la necessità di Digitalizzare la gestione documentale (Contratti, certificazioni, Durc, Duvri, fatture Italia e estero, DDT ecc) e automatizzare il ciclo passivo e il processo riconciliazione tra fatture, ordini e DDT.
In questo contesto, tra le maggiori criticità presentate dal Cliente troviamo:
- Notevole effort speso nell’archiviazione documentale
- Mancanza di un sistema automatizzato di controllo dei documenti mancanti (check list) e delle scadenze con relativi reminder (documentazione non più valida)
- Assenza di uno scadenziario
- Organizzazione complessa, ritardi e processi confusi
- Difficoltà nella verifica e conferma tra ordini, fatturee DDT
- Ritardi nei pagamenti dei fornitori
- Ricezione cartacea documentazione fornitori, fatture estero, DDT
- Data entry manuale delle informazioni
- Difficoltà nel rintracciare i dati
- Mancanza di sicurezza delle informazioni e conformità ad audit esterni
Inoltre, l’azienda presenta una criticità acuita per le fatture estero, i DDT e le bolle doganali che arrivano ancora in modalità cartacea. In caso di audit o riconciliazione, i dati, infatti, sono difficilmente recuperabili.
SOLUZIONE
L’azienda Cliente si è quindi affidata a Npo Sistemi per digitalizzare e automatizzare questi processi.
Npo Sistemi ha proposto una soluzione che permette l’archiviazione intelligente, la ricerca full text e per metadato, la gestione dei reminder in merito alla documentazione mancante o scaduta, la riconciliazione automatizzata tra fatture, ordini e DDT, così da automatizzare il processo di pagamento.
In particolare, la soluzione integra l’Artificial Intelligence con la soluzione di gestione documentale (nel caso specifico DocuWare), che automatizza i processi di business e i flussi di lavoro, e garantisce:
- Acquisizione rapida e automatizzata da tutte le diverse fonti di fatture (SDI e non SDI), documenti di trasporto, ordini di acquisto, bolle doganali, contratti, certificazioni ecc
- Processi di lavoro automatizzati, dall’acquisizione all’approvazione e all’integrazione con il gestionale
- Archiviazione automatizzata dei documenti dei fornitori, con check list e sistema di notifica per i documenti mancanti o scaduti
- Classificazione automatizzata delle fatture non SDI e abbinamento/riconciliazione automatizzato agli ordini di acquisto ed ai DTT
- Automazione e gestione approvazioni in base agli importi, al nome del fornitore o ai centri di costo, anche a più livelli
- Controllo e approvazione delle fatture tramite qualsiasi dispositivo mobile
- Automazione del processo di onboarding dei fornitori non ancora presenti nel gestionale.
- Registrazione delle fatture approvate per centro di costo e conto contabile nel vostro sistema gestionale
- Digitalizzazione e archiviazione dei documenti automatizzata sicura, organizzata e consultabile per gli audit e la pianificazione del budget
“La soluzione di Npo Sistemi ci ha permesso di digitalizzare e automatizzare il ciclo passivo, garantendo velocità e precisione in tutte le fasi del processo. Oggi possiamo gestire in maniera centralizzata i documenti provenienti da tutti i nostri Clienti”
