L’azienda nasce all’inizio del ‘900 in Asia ed è oggi tra i player più importanti del settore automotive a livello internazionale. Con circa 50.000 dipendenti nel mondo, è presente in maniera capillare sia nel nostro Paese che a livello mondiale.
ESIGENZE
L’azienda, già Cliente Npo Sistemi per esigenze infrastrutturali, si è affidata a Npo con la necessità di digitalizzare il ciclo passivo, (che riguarda tutti i processi e workflow che coinvolgono l'azienda, i fornitori e il magazzino), nello specifico tutti i processi di rendicontazione delle fatture e dei documenti di trasporto così da inserirli in un unico workflow approvativo e procedere velocemente con le validazioni.
Ogni giorno, infatti, l’azienda riceve fatture e DDT da fornitori diversi e internazionali (con elevato numero di template differenti): queste fatture devono essere prima di tutto riconciliate con i documenti di trasporto che fanno riferimento alle merci in entrata nei magazzini e quindi validate e processate.
Attualmente quest’attività è gestita manualmente, con un notevole effort e alte probabilità di errore.
Per questo motivo, l’azienda aveva la necessità di implementare una soluzione in grado di gestire in maniera più efficace ed efficiente il ciclo passivo, automatizzando e digitalizzando così un’attività di data entry e certificando i dati ricevuti.
SOLUZIONE
Npo Sistemi ha quindi realizzato una piattaforma in grado di efficientare e automatizzare il processo, riducendo le attività di data entry e i relativi errori.
In particolare, si tratta della combinazione di più soluzioni tecnologiche in grado di rispondere alle due necessità:
1.AUTOMAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI
Per l’automazione dei processi è stata implementata una piattaforma di template-free ingestion integrata con un sistema Documentale e di work flow automation.
Il motore della piattaforma di template-free ingestion è basato su due modelli:
- un motore di Computer Vision in grado di riconoscere l’header e il footer del documento
- un motore cognitivo semantico per riconoscere il significato delle singole parole del documento
Ogni volta che una fattura viene inviata alla casella mail di riferimento, un robot sempre in ascolto processa il documento attraverso un engine cognitivo che ne estrae tutti i campi in maniera automatica, realizzando così un riconoscimento semantico e mediante metadati.
Se il documento di trasporto ricevuto (processato secondo lo stesso iter delle fatture nel caso questo sia disponibile in versione, oppure mediante scannerizzazione nel caso sia disponibile inizialmente solo in versione cartacea) non presenta disaccordo nei dati, si procede in maniera automatica. Nel caso invece di disaccordo tra dati, viene richiesta la validazione di un operatore così da inserire il “trust”, il bollino di qualità, nella fattura.
La persona si trova comunque davanti a un’interfaccia user-friendly con campi precompilati, perché l’attività di riconciliazione tra i documenti dedicati al ciclo passivo viene svolta in maniera completamente automatizzata grazie alla soluzione messa a disposizione da Npo Sistemi.
2.ARCHIVIAZIONE, WORKFLOW APPROVATIVI VERIFICHE ETC
Una volta digitalizzati i dati in entrata, la piattaforma di Template-free Ingestion realizzata da Npo Sistemi in combinazione con DOCUWARE (piattaforma di Document Management and Work Flow Automation di proprietà del Gruppo Ricoh) garantisce l’archiviazione automatizzata dei documenti e il passaggio, mediante integrazione, dei dati raccolti all’ERP del cliente.
Tra i benefici della soluzione riscontrati dal Cliente:
- alleggerimento dell’operatività per le persone
- riduzione degli errori dati dal lavoro manuale
- maggiore efficienza e velocità nell’elaborazione del ciclo passivo
- miglioramento dell’employee experience
- miglioramento dell’immagine aziendale
“Siamo molto soddisfatti della soluzione scelta da Npo Sistemi che ha combinato una piattaforma di Template-Free ingestion con Docuware, per questo abbiamo deciso di estendere la soluzione anche ad altri documenti, così da rendere sempre più efficienti i processi aziendali.”
