L’azienda nasce in Italia agli inizi degli anni ’50 ed è ora tra i leader del settore manifatturiero nel nostro Paese. Con 15 stabilimenti distribuiti sul territorio nazionale ed headquarter nel centro Italia, ha circa 7.000 dipendenti e oltre 40.000 clienti finali gestiti attraverso una forte rete commerciale.
ESIGENZA
L’azienda, già Cliente Npo Sistemi per esigenze legate alla cybersecurity, si è affidata a Npo Sistemi con la necessità di efficientare e automatizzare la gestione dei contratti in azienda, un’attività prioritaria data la sua forte connotazione commerciale.
Nello specifico, il Cliente richiedeva di poter intervenire nella redazione, gestione, controllo e invio dei contratti, così da definire un unico workflow per procedere in maniera veloce, precisa e sicura.
Ogni giorno, infatti, l’azienda deve redigere contratti con Clienti e Fornitori diversi che devono essere:
- realizzati
- inviati internamente per accoglierne eventuali modifiche
- validati
- Condivisi con Clienti e Fornitori per riceverne la firma
- Monitorati al fine di evitare interruzioni di servizio causate dalla scadenza dello stesso o di documenti annessi
Attualmente quest’attività è gestita manualmente causando:
- Eccessiva complessità e disorganizzazione: la gestione manuale dei contratti può portare a errori, duplicazioni o perdita accidentale di contenuti.
- Mancanza di visibilità e monitoraggio: può succedere che contratti importanti risiedano su PC personali di persone assenti al momento del bisogno oppure in folder che non tutti gli utilizzatori ricordano oppure disponibili a link la cui ricerca può portare via molto tempo. Inoltre, può essere difficile tenere traccia delle scadenze e delle condizioni critiche dei contratti, e questo aumenta il rischio di non conformità.
- Rischio di violazioni normative: con normative come il GDPR e leggi specifiche (come la legge 231 in Italia), gestire i contratti in modo inefficiente o disorganizzato espone le aziende a potenziali sanzioni.
SOLUZIONE
Per queste ragioni, l’azienda si è affidata a Npo Sistemi che ha scelto di proporre al Cliente una soluzione powered by Docuware, piattaforma di gestione documentale e automazione di processo, parte del Gruppo Ricoh, che consente alle aziende di gestire contratti in modo digitale, centralizzato e sicuro.
Con la soluzione powered by Docuware di Npo Sistemi, realizzata grazie all’analisi del processo da digitalizzare realizzata dai nostri specialisti, il Cliente può ora realizzare, tracciare, firmare e inviare i contratti in maniera facile e veloce ottenendo:
- Centralizzazione dei documenti perché tutti i contratti sono archiviati in un sistema digitale sicuro e accessibile in qualsiasi momento, riducendo il rischio di perdita, smarrimento, o difficoltà di ritrovamento dei documenti.
- Automazione dei processi grazie a workflow automatizzati per l'approvazione, la revisione e il rinnovo dei contratti, evitando ritardi e dimenticanze.
- Monitoraggio e notifiche automatiche: DocuWare invia promemoria automatici per le scadenze dei contratti, riducendo il rischio di violare gli obblighi contrattuali o legislativi.
- Conformità normativa perché l'archiviazione e la gestione dei contratti siano conformi alle normative vigenti (es. GDPR), riducendo i rischi legali e garantendo che ogni contratto sia tracciabile e verificabile.
- Una soluzione adattata al proprio specifico processo: ogni Cliente ha le proprie prassi e contenuti relative a scrittura e manutenzione dei contratti, che l’approccio consulenziale di NPO è in grado di onorare e valorizzare e rispettare lungo tutto il percorso di cambiamento che l’adozione dello strumento digitale comporta e nella configurazione custom degli strumenti che più si addice ad ognuno.
Quando si deve realizzare un nuovo contratto o un accordo tra più parti (ordini di acquisto o di servizio, nda, documenti di partnership, ecc), Docuware facilita la scelta tra i template già disponibili e la personalizzazione delle informazioni. Una volta realizzato il contratto, ad esempio, in formato Microsoft Word, lo stesso potrà essere condiviso automaticamente alle persone coinvolte nel processo: con l’invio verrà automaticamente aggiornata anche la lista delle attività di ogni utente coinvolto con evidenza dello stato del contratto, in questo modo tutti gli utenti saranno aggiornati in tempo reale sulle modifiche al documento e sullo stato del contratto.
Una volta validato, il documento verrà trasformato in PDF, applicata la firma digitale e inviato al Cliente/fornitore che potrà a sua volta controfirmarlo o inviarlo per modifiche o altre richieste.
“Siamo molto soddisfatti di aver implementato Docuware in azienda: oggi le persone riescono a realizzare velocemente i contratti, grazie a template preimpostati, e risparmiare tempo utilizzato nelle modifiche grazie a notifiche immediate e un flusso immediato”.
L’azienda è riuscita così a risparmiare tra il 30 ed il 40% del tempo precedentemente impiegato nella redazione e gestione dei contratti, così da efficientare anche l’attività manuale delle persone ed ottenere:
- Efficienza operativa: riduzione del tempo necessario per trovare, aggiornare e gestire i contratti, migliorando la produttività del team legale e amministrativo.
- Riduzione dei rischi: con workflow strutturati e un archivio centralizzato, i rischi di scadenze non rispettate o di mancata conformità normativa sono drasticamente ridotti.
- Maggiore trasparenza e controllo: ogni contratto può essere monitorato in tempo reale e, in caso di audit, facilita i controlli.
