L’azienda è attiva nel settore chimico alimentare.
Si tratta di una realtà italiana, parte di un gruppo internazionale, con circa 8 stabilimenti distribuiti in maniera capillare sul nostro territorio.
ESIGENZA
L’azienda aveva la necessità di automatizzare le attività di data entry degli ordini d’acquisto. Il Cliente, infatti, ha una customer base di oltre 6.000 Clienti, ognuno con template e modalità di raccolta dati diverse.
In questo contesto, la gestione degli ordini d’acquisto veniva effettuata in maniera manuale da quattro dipendenti.
Ogni volta, infatti, che un Cliente inviava un proprio ordine d’acquisto, il dipendente doveva procedere a processarlo sul gestionale aziendale, cercando di uniformare i template di origine, effettuando, sempre in maniera manuale, un controllo sulla correttezza delle informazioni.
Un processo che comportava quindi:
- Lentezza nella procedura
- Elevata possibilità di errore
SOLUZIONE
In questo scenario, Npo Sistemi ha realizzato Dematerializzazione 4.0, una soluzione per raccogliere i dati in maniera automatica e digitalizzata da fonti diverse come ad esempio:
- Fatture
- Ordini di acquisto
- Scontrini
La soluzione agisce a tre livelli:
1. Optical Character Recognition (OCR) che permette
- Il riconoscimento di caratteri da immagini, scansioni o pdf nativi
- La digitalizzazione dei documenti
2. Attribuzione semantica al testo che permette, una volta estratto il testo:
- Di comprenderne il significato (ad esempio se si tratta della data di consegna, di ordine o di un importo economico etc…)
3. Integrazione grazie a RPA, integrazione API e data enrichment che permette:
- Di integrare e arricchire il processo di estrazione dei dati con le diverse tecnologie aziendali
Dematerializzazione 4.0 è infatti una vera e propria sequenza programmata di operazioni automatizzate, contestualizzate e arricchite di semantica in base alle esigenze ed alle informazioni del Cliente. Una soluzione che, grazie ad algoritmi tailor made, è in grado di arricchire i dati di valore ed effettuare poi controlli sulla veridicità delle informazioni, l’OCR è quindi uno dei tool con cui la soluzione si realizza.
Tra i benefici della soluzione:
- Risparmio di tempo
- Maggiore precisione
- Maggiore efficienza nell’estrazione, digitalizzazione e automatizzazione delle informazioni
- Maggiore uniformità nella raccolta dati
- Soddisfazione del dipendente che è stato alleggerito da un’attività di data-entry a basso valore aggiunto
